学院全体毕业生：

         根据学校2024年毕业生档案转递工作总体安排，现将相关要求和安排通知如下：

          一、毕业生档案材料归档要求

         1 .毕业生类别清理

          请各毕业班辅导员或指定的归档人员在毕业生档案材料归档前，严格按照：正常转递（含国内升学）、第二学士学位、本校研、本校博、户档留校、其他特殊情况(结业、肄业、休学、延期毕业)六个类别整理毕业生档案，做好备注。

          2.收集整理毕业生材料

          根据毕业生毕业去向登记确认名单，毕业班辅导员老师及时收集、整理毕业生归档材料。为提高归档效率，请把同一个学生的几种材料归集在一起，并严格按学号从小到大排序。

           3.档案材料移交装档

          请毕业班辅导员老师将毕业生应归档材料（附件1），以学生个体为单位，严格按照材料顺序整理，按照学生学号从小到大排序，以学院为单位将归档材料统一送至档案馆。经档案馆审查符合归档要求后，严格对照学生姓名、学号，对应装入学生个人档案袋，并在归档完成后进行复核，确保无错装、漏装。

           二、毕业生档案转递信息校核

           1.毕业生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”，档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求，具体要求如下：

         （1）收件单位：必须准确填写具有档案管理权限的单位全称，毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。

         （2）收件地址：必须详细填写收件单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。(尽量控制在20字以内)

         （3）收件人信息：必须准确填写收件单位联系人的姓名、联系电话、手机号码等信息。

           2.请学院毕业班辅导员务必要求毕业生在全国高校毕业生毕业去向登记系统里，仔细填写、校核个人档案的转递信息（收件单位、收件地址、收件人信息），确保档案转递信息准确无误。档案馆将以全国高校毕业生毕业去向登记系统导出数据为依据进行档案转递信息校核，校核完成后统一提交邮局制单寄递。若档案信息填写不准确，将造成学生档案寄递错误，影响学生就业入职或入学报到。

           三、档案接收单位名称填写说明

           1.已就业的毕业生，填写就业单位所明确的有档案管理权限的具体单位名称。

           2.国内升学的毕业生，填写录取学校及学院的名称；本校升学（含第二学士学位），填写“西南交通大学档案馆”。

           3.自主创业、自由职业或未就业的毕业生，填写毕业生户籍地所属人才中心。

         （整体流程详见：附件2）

           四、档案信息更新办理须知

           1.应届毕业生档案未寄出的，在全国毕业去向登记系统提出修改申请，待审核通过后，由学院在智慧就业网下载打印《档案转递单》到档案馆30130室（3教一层学生档案办公室）办理档案转递相关手续。

           2.应届毕业生档案已寄出的，待档案退档回校后，在全国毕业去向登记系统提出修改申请，待审核通过后，由学院在智慧就业网下载打印《档案转递单》到档案馆30130室（3教一层学生档案办公室）办理档案转递相关手续。

           五、毕业生档案转递及查询

           1.学院毕业生档案归档工作完成后，档案馆按照高校毕业生档案转递要求通过中国邮政EMS高校毕业生档案专用通道进行转递。

           2.毕业生须在3个月内与档案接收单位确认个人档案接收情况，按照档案管理单位的要求办理相关手续。(尤其是寄回户籍地所属人才中心的同学请务必确认自己的档案接收情况，避免档案丢失)

           3.毕业生可通过我馆官方网站查询其档案转递具体信息。

        （1）登录西南交通大学档案馆网址：http://dag.swjtu.edu.cn/

        （2）点击网站下方“服务大厅”内的“毕业生档案去向查询”；

        （3）输入学生姓名和学号等基本信息后，即可查看档案转递的具体信息以及EMS单号，也可拨打EMS客服电话11183查询档案签收情况。

          4.档案自交寄之日起一年之内邮政受理查询，逾期不再受理查询。

          六、注意事项

         1.毕业班辅导员要高度重视毕业生档案归档、转递工作，加强对毕业生的教育、引导，使其充分认识个人档案对于就业、升学、升职等方面的重要作用。

         2.毕业班辅导员要严格按照通知要求，全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作，确保归档材料不错装、不漏装，转递信息无遗漏、无缺失、准确无误。

         3.为避免归档时间冲突，提高工作效率，实行预约归档。归档前电话预约或者QQ群预约归档的具体时间，交大档案QQ群：113692613 (仅限教工)。

         附件1：本科生、研究生毕业应归档材料

         一、本科毕业生应归档材料

         1.高等学校毕业生登记表（含3份学年鉴定表）

         2.学生成绩单

         3.授予学位的决定

         4.体检表

         5.《高等学校毕业生档案转递告知书》

         6.党、团材料

         7.计算机与人工智能学院关于学生归档材料中单位名称变更的说明（统一准备）

         二、毕业研究生应归档材料

         1.毕业研究生登记表

         2.研究生成绩单(研究生院出具)

         3.授予硕士或博士学位的决定

         4.体检表

         5.《高等学校毕业生档案转递告知书》

         6.党、团材料

         7.计算机与人工智能学院关于学生归档材料中单位名称变更的说明（统一准备）

         附件2：学生档案《集中转递业务办理流程》图

计算机与人工智能学院

2024年5月28日